结果第一--平衡工作和生活的52条原则-第2章

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多久，你便会有足够的能力清楚的了解到随后将要发生的事情，而你已经为各种
情况下更有效的反应做好了准备，赶快抽出时间清理你的电子邮件，或是整理你
的办公桌抽屉吧，不管怎样，你一定要做。　


1。1。理清思绪，确定新方向
有些事情可能在几天之内，就会改变你的世界。你可能还没有预见到他们会
出现，也不清楚究竟会发生什么。但他们注定会让你遭遇意想不到的突变。

从今天开始的四周内，你要将这些话语一字不差的写在日历上：“戴维艾伦
一个月前曾说过，某件事情要发生了。那些突如其来的文件或信息，是我无法预
见的，但他们会对我产生重大影响。”

你准备好了吗？你感觉到局面有些失控并且令你雪上加霜了吗？或者你将
其视为下一个极富创意的良机了吗？你是否做好了充分的准备工作，以便随时去
应付那些前进道路上的突发事件？

我认为，对于任何无法预见的机遇，从根本上讲，可以从两个层面上着手去
应付。　


1。　精神层面：假如上帝代表着万物，那么你也是置身其中的一部分，所以你
只要放松身心就好。　
2。　所有其他层面：对于这点，你务必要有条有理的筹划好，这样，你就可以
在必要时改弦更张。
中国有句老话说的好，平时多流汗，战时少流血。这话一点儿也不错。在武
装部队中，如果你不是在作战，那么你就在进行训练，大部分人在他们将开始一
条新的旅程的前几天才开始为变革做好准备，当他们离婚并不得不变卖自己全部
家当的时候，或是当生活中的某个重大事件迫使他们重新反思这一切，并且围绕
他们的承诺和事情有个清晰的认识的时候。他们在整理、废弃并且重新协商所有
的协议，不管是与自身的还是他人的。

我建议你每周都要坚持这样做。把自己的事情处理的有条不紊，这样一来，
当员工会议未能及时召开时，你可以处理自己的个人文件篓或是阅读那些堆积如
山的文件。或者当你等待自己的先生或者太太做准备工作的时候，你可以查看自
己能否进行某个重要的通话。我知道这个星球上，很少有人会充分重视自己的时
间与手头的事情。如果你无法这样利用自己的时间，我就要问你自己了：为什么
你不能？

你最后一次更新自己的项目清单　
（那些仅仅依靠一项行动无法完成的事情　
），
同时使其符合最新的发展态势，并且将随后的行动分别安排在你的系统内，究竟
是什么时候的事情呢？你未能完成这项工作的程度就是你所承受的不必要的压
力程度。


如果你还没有这样去做，那么你就要把握这个无处不在的捕捉思想的工具。
那就是书写或记录某些事情或想法时所使用的东西…………在海滩上，在健身俱乐部，
在你的办公桌旁，在外出就餐时，你需要一种可以随时带在身边的东西。如果你
将其放在自己的钱包或钱夹里，那无疑会对你非常有益。随着你日渐成熟、越发
聪明、更为老练，无论是在个人生活上，还是在事业上，你对某件事情最巧妙的
想法就越有可能出现在它不可能实现的时候。

你会清醒而理智的认识到，自己不应只是去想那些在将来具有潜在价值或是
那些与自己及其他人想法一致的事情。而务必要在其出现时将它记录下来，借此
来具体实施。如果通过阅读这部分内容你能完成任何“想要做的事情”，你会把
这些事情记录在什么地方呢？便携式笔记本、微型卡片……………随便什么都行。

将这种无处不在的捕捉思想的工具准备妥当，把它看作是生活的必需。它会
带你步入一种全新的境界，使你萌发各种新的念头并引导创造性行为。　


想一想：

～可能需要你去整理的地方是哪呢？

～当你不知道还有什么事情要做时，你接下来要处理的是什么问题？

～今天，你对哪些事情持宽容态度呢？

“智力上的所有提高都源自闲暇时间”　
…………Samuel　Johnson“正是宽容这种做法打开了唯一一条可能的通道，让你以创新的思维去面对自己
的未来”　
…………　Father　Desmond　Wilson“当你对各种事情了如指掌时，你就象黑漆漆的夜空有一道闪光划过很可能会看
到一幅壮观的景象”　
…………　Shunryu　Suzuki　

1。2。明确未尽事宜，消除愧疚之感
压力源自于自身没有履行的协议。只有通过解除协议、履行协议或重新协商
协议，才能缓解这种压力。但是，你无法与自己重新协商那些你已经忘记自己曾
达成的协议。由于心理内存　
（RAM）无法追溯和确知过去与未来，因而那里存储的
东西会迫使你一直将其做下去。想要减轻压力的话，你必须将他们认为是应该自
觉去完成的任务，而且要坚持这样做。

“井然有序”缘何失效

很多人对于“井然有序”很是敏感，因为即使他们使用了计划工作清单，但
经历的却是一次又一次的与成功擦肩而过。那些清单并没有达到预期的效果，这
主要是因为他们试图将截然不同的相对独立的功能融入到一个事件中去。要是你
将某个事情过于简化的话，那会让一切都显得更复杂、更困难。我们大家都担心
头脑中有太多的事情来不断纠缠着自己，但借助于“列出清单”，我们可以获得
暂时的平静。但是那些“邦迪创可贴”并没有成为一种持续的战略。

当大部分人坐下来写清单时，他们实际上是在竭力将我们为掌握工作流程所
确定的全部　
5个阶段结合起来，即收集、处理、组织、检查和行动。他们同时也
在努力理清自己的思绪，确定他们内在的含义，以某种合乎逻辑或富有意义的方
式去整理他们，不假思索的拿一个去评估另一个，然后选择出要完成的“最重要
的事情”。完成这项工作的人们通常会暂时消除目前的混乱局面，但是他们有可
能要面对一种更加令人痛苦的状况。他们会很容易地受到那些没有领会、未加处
理、有待整理以及低估了的事情等的不良影响。

在多年的研究和培训过程中，我们发现，工作流程管理中这些划分成不同阶
段的工作最好作为独立的活动来开展。首先要收集自己头脑中的各种想法，不论
是小事还是大事。然后再对清单中每个单独的项目做出评估，看看他们是否可行。
果真可行的话，结果又会怎样？你接下来又要采取什么行动呢？随后，要将思考
的全部结果予以整理归类。随后，参考做出这些决定的全部标准　
（时间、精力、
背景和优先事项等　
），你可以清晰的分析浏览自己可能采取的各种行动，同时做
出最优的选择。

将自己的事情处理好并不难，但不应过于简化。

花上五分钟时间，将自己头脑中突然冒出的各种想法都“倾倒”在纸面上。
你并不需要马上进行分析或整理，如果它是真正有意义的东西的话，日后，你一
定会理解他的。现在，你只要一古脑儿的将这些想法“倾倒”出来就行了。每做
一件事情你都要给予自己足够自由的空间。要有创作力和远见、善于表达、并且
能够统揽全局，同时不要将自己其间所作的任何事情看作是一种职责。这样，当
你准备成为管理人员时，你就可以回过头来浏览一下其中的每件事情，然后确定
他们都有什么意义以及你所要决心采取的行动。之后，你就可以扮演起管理者的
角色，在所有这些可供选择的符合时间和地点要求的事情当中，做出策略性的决
定。这其中的每件事情都是一项艰巨的任务，要求你全力以赴、独具慧眼。你可
千万不要把他们搞得一塌糊涂　


想一想
～你最后一次毫无保留的“倾倒”自己内心想法是什么时候？
～你有自己不愿意看到的计划事宜清单吗？
～要是你不必担心自己没有完成的事情，那么你将会是什么样呢？

“凡事都应尽量简单，却不能过于简单　
…………　Albert　Einstein”　


1。3。认清承诺，更好选择
如果你对于自己目前的整个工作不甚了解，你就无法充分的认识到自己究竟什么
事情还没有做。你的诚实会引领你进入一个有着层出不穷的、有待处理的新事物
的领域中。当你在有迫使你加以区分并勇于拒绝，因为你会对个人能力有一个更
清晰的认识。例如，倘若你要阅读的材料随处可见，你恐怕很难从头到尾把其中
的所有内容都读完。把它们都集中在一个地方，这样的话，你只需一两分钟瞥一
眼就能处理好很多事情。

自由与结构

在我进行的有关工作技巧的人员培训中，有一个贯穿始终的主题：自由与结
构之间理想的结合点在哪里？组织何时过于死板？控制何时过于严格？另一方
面，宽松的环境何时令人遭遇失败？开放式的截止期限何时让人精疲力竭？

我们已经被训练得去接受需要一些东西来束缚成限制我们的行动，因此我们
要摆脱这些束缚，自由的行动。但是，有人也告诉我们，要想完成工作，我们就
要施加压力，拼命努力去取得一定效果　
………………“埋头苦干”。那么，到底什么方法
最有效呢？

这不是一种理论或哲学上的讨论。当你每天收到　
400封电子邮件，接到　
100
封语音邮件和遭受到　
50次突如其来的干扰时，你必须面对自由与结构之间孰轻
孰重的问题。那些热衷于自由的人们会感到失意和不安，通常只是一味地去忽视
他们（除了那些妙趣横生的、轻松的、有趣和真正“热门”的问题）。过于条理
的人一般会制定规则、寻找代理人并制作文件夹，一层又一层的文件夹，从而对
每个琐碎异常的细节都进行了规划统筹。这些人限制了自己的视野，很有可能因
此而丧失很多机会。

每个人身上可能都有这两方面的影子。我们希望进行控制，但不是受到约束。
问题源于通常与“控制”这种观点相伴而生的一些消极含义，诸如它让人备感约
束和压抑，就如同被囚禁在监狱中一般。有一种方法可以让你鱼和熊掌兼得，他
有着两大基本步骤即集中精力与互相合作。

如果能把这两个方面融会贯通，我们就可以同时拥有渴望的自由和充分发挥
效力时所需的结构。集中精力是获得力量的关键，而合作则是有效释放能量的润
滑剂。哪些最优秀的运动员就很好的体现了这一点。他们关注那些重大问题，尤
其注重他们的现实环境以及如何在其中发挥个人的优势。

要处理好你的电子邮件，你必须集中精力。你目前正在做些什么呢？每次交
流与这些行动又有什么联系呢？你一定要进行合作。电子邮件就在那里，你必须
制定某种策略和流程去处理他们。一种方法可以促成另一种方法。你必须与自己
和周围世界进行合作，这样才能避免消极抵制和注意力分散的现象，从而达到集
中精力的目的。你必须集中精力去阐明事物的性质，并且弄清如何以合作的方式
去全力以赴的完成他们。

要想妥善处理生活和工作上的事情，你就要密切关注自己当前的活动，同时
要对他们有个清楚的认识并主动接受自身世界里的种种细枝末节。这可能听起来
容易，然而，要想一直明确自己目前的行为、